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Iniciativa prevê o tratamento de mais de 740 mil páginas de documentos, a preservação do acervo histórico e a adoção de procedimentos permanentes de organização. Trabalho é executado majoritariamente por profissionais com deficiência

O Conselho Regional dos Representantes Comerciais no Estado do Espírito Santo (Core-ES) está ampliando suas ações de gestão documental por meio de um projeto voltado ao aprimoramento da organização, preservação e digitalização de seu acervo. Esse trabalho, que vem sendo realizado ao longo dos anos, entra em uma nova fase, contemplando a adoção de instrumentos técnicos e procedimentos que contribuirão para o fortalecimento da gestão das informações institucionais e da memória documental da entidade.

A trajetória do Conselho nessa área inclui a busca por conhecimento e qualificação técnica.  Em dezembro de 2024, a gerente-geral do Core-ES, Fernanda Pianca, participou da Oficina de Procedimentos para Eliminação Responsável de Documentos, ministrada pela Coordenadoria de Gestão Documental do Arquivo Nacional, oportunizada pelo Conselho Federal dos Representantes Comerciais (Confere). Destinada aos colaboradores do Sistema Confere/Cores, a oficina ofereceu uma formação teórica e prática sobre os aspectos normativos da gestão documental.

Com o apoio da Associação de Centro de Treinamento de Educação Física Especial (CETEFE), entidade sem fins lucrativos voltada à inclusão socioprofissional de pessoas com deficiência, o Core-ES avança no aprimoramento desse trabalho. A contratação é realizada com fundamento no artigo 75, inciso XIV, da Lei nº 14.133/2021 e promove oportunidades de trabalho, capacitação e inclusão socioprofissional.

A gerente-geral do Core-ES, Fernanda Pianca, ressalta que o projeto reúne modernização administrativa e responsabilidade social.

“O Core-ES vem investindo na organização e na preservação de seu acervo documental, reconhecendo a importância desse trabalho para a memória institucional e para a eficiência administrativa. A capacitação e a busca por conhecimento técnico foram etapas importantes dessa trajetória. Agora, com o suporte especializado da CETEFE, temos a oportunidade de avançar nesse processo, aperfeiçoando a classificação, a rastreabilidade e a recuperação das informações, além de otimizar os espaços físicos de armazenamento e assegurar o tratamento adequado aos documentos de guarda permanente e aos arquivos relacionados às atividades-meio. Essa parceria também contribui para que nossa equipe concentre mais esforços nas atividades estratégicas e finalísticas do Conselho, especialmente no atendimento aos representantes comerciais e à sociedade”.

Organização que vai além da digitalização

O acervo físico do Core-ES reúne aproximadamente 130 metros lineares de documentos, distribuídos em cerca de 928 caixas, com mais de 740 mil páginas.

Como parte do processo de aprimoramento da gestão documental, o projeto contempla o apoio na realização de diagnóstico do acervo e na elaboração de instrumentos técnicos que irão colaborar na revisão e no fortalecimento dos critérios de classificação, guarda e destinação dos documentos.

Entre esses instrumentos estão o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, que auxiliarão na consolidação dos procedimentos de organização, avaliação e destinação documental, em conformidade com as normas arquivísticas aplicáveis.

Na etapa de tratamento arquivístico, os documentos são triados, classificados, ordenados e acondicionados em caixas identificadas. Os registros destinados à guarda permanente são digitalizados em cores, com resolução de 300 dpi, e submetidos ao reconhecimento óptico de caracteres (OCR), tecnologia que permite pesquisar o conteúdo dos arquivos por palavras e facilita a recuperação das informações.

Os registros profissionais dos representantes comerciais são vinculados aos cadastros individuais no sistema Gerenti, utilizado pelo Core-ES. Os demais documentos digitalizados são organizados na rede institucional, de acordo com os critérios de classificação definidos para o acervo.

Para o presidente do Core-ES, Marcelo Marino Simonetti, a iniciativa contribui para o aprimoramento dos controles internos e dos processos administrativos, além de estabelecer condições para uma gestão documental mais eficiente e segura.

“Organizar e preservar os documentos é investir na memória institucional e, ao mesmo tempo, aprimorar a administração do Conselho. O projeto contribui para que as informações sejam localizadas com mais facilidade, que os procedimentos ganhem eficiência e que o acervo seja preservado de forma adequada para as próximas gerações”, destaca Simonetti.

Inclusão social

Além dos resultados administrativos, o projeto tem como diferencial a inclusão socioprofissional. Os serviços são executados majoritariamente por profissionais com deficiência, que participam das etapas operacionais com acompanhamento técnico e suporte especializado.

A equipe conta com supervisor intérprete de Libras, profissionais de Arquivologia e uma equipe multidisciplinar da CETEFE, formada por psicóloga, assistente social e pedagogos. O suporte inclui capacitação contínua e acompanhamento das atividades, em um ambiente de trabalho acessível, planejado para favorecer a autonomia e o desenvolvimento profissional.

A iniciativa também adota medidas de proteção das informações e de preservação do sigilo documental, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Os integrantes da equipe assinam termos de confidencialidade para reforçar o compromisso com o tratamento responsável dos documentos e dos dados pessoais.

Mais eficiência e preservação da memória institucional

A experiência da CETEFE em projetos de gestão documental para órgãos públicos, conselhos profissionais e instituições do Poder Judiciário contribui para o suporte no desenvolvimento das atividades previstas na parceria. O trabalho soma conhecimento técnico especializado às ações já desenvolvidas pelo Core-ES, apoiando a organização do acervo e o aperfeiçoamento contínuo dos procedimentos de gestão documental.

Com a iniciativa, o Conselho fortalece sua política de gestão documental, amplia a capacidade de recuperação das informações institucionais e aprimora as condições de preservação de documentos relevantes para sua atuação. O projeto também contribui para a adoção de práticas cada vez mais eficientes, seguras e alinhadas às normas arquivísticas aplicáveis.